Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных в сервисе ExpoScan: на сайте exposcan.ru и его поддоменах, в веб-кабинете, в мобильных приложениях ExpoScan для Android и iOS и в чат-ботах сервиса в мессенджерах (далее — Сервис). Она разработана во исполнение требований пункта 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «КЕЙДЛАБ» (ООО «КЕЙДЛАБ», далее — Оператор). Реквизиты Оператора приведены в конце документа.

Оператор включён в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных: регистрационный номер 77-26-569251, приказ Роскомнадзора № 487 от 3 сентября 2026 года. Запись можно проверить на портале персональных данных Роскомнадзора по ИНН 5024263801.

Ответственным за организацию обработки персональных данных назначен Волков Дмитрий Александрович. Обращения по вопросам обработки персональных данных направляйте на info@kadelab.ru.

Сервис предназначен для бизнеса: им пользуются менеджеры компаний на выставках и деловых встречах. Используя Сервис, вы подтверждаете, что ознакомились с настоящей Политикой. Актуальная редакция постоянно доступна по адресу exposcan.ru/privacy и внутри приложения.

2. Чьи данные и какие мы обрабатываем

2.1. Пользователи Сервиса (вы)

• адрес электронной почты (регистрация и вход идут по почте), имя и фамилия;
• номер телефона — если вы его указали;
• название компании и роль в ней (владелец или менеджер), состав команды;
• пароль — хранится только в виде необратимого хэша (bcrypt), сам пароль у нас не сохраняется;
• идентификатор чата в мессенджере (Telegram или MAX), если вы подключили чат-бота;
• технические данные: ключ сеанса (токен) на вашем устройстве и список ваших сеансов (название устройства или браузера, IP-адрес, время входа), журнал входов, метка доверенного устройства; в приложении — настройки интерфейса;
• журнал согласий: какое согласие, какой редакции, когда и откуда дано (приложение или сайт), IP-адрес и сведения об устройстве на момент согласия;
• электронная визитка — публичная страница по ссылке с теми сведениями о вас, которые вы сами решили опубликовать;
• обращения в поддержку и ваша переписка с ней; сведения о заявках на пополнение кредитов и операциях с кредитами (оплата производится на сайте, вне приложения).

2.2. Третьи лица, сведения о которых вносите вы

Работая в Сервисе, вы сами вносите данные деловых контактов: фотографии визиток и распознанные с них ФИО, должность, компанию, телефон, электронную почту, адрес, сайт, страницы в мессенджерах и соцсетях, QR-коды визиток; ваши заметки о контакте (договорённости, следующий шаг, впечатления, риски). Эти лица не являются пользователями Сервиса и о внесении данных могут не знать.

2.3. Голос и записи

• голосовые заметки к карточкам — ваш голос и всё, что в них сказано;
• записи деловых встреч, которые вы ведёте в приложении (в том числе при свёрнутом приложении), и загруженные вами файлы записей встреч и телефонных звонков: голос вашего собеседника и других присутствующих, содержание разговора;
• расшифровка (текст) этих записей и результат автоматического разбора: суть разговора, договорённости, следующий шаг, риски, впечатления, оценка звонка по регламенту.

Биометрические данные мы не обрабатываем: голос записывается для расшифровки в текст, а не для идентификации личности. Вход по отпечатку пальца или Face ID, если вы его включили, выполняется средствами самого телефона — биометрические данные в приложение и на наши серверы не передаются.

2.4. Данные устройства, которые приложение запрашивает

• камера — фотографирование визиток, считывание QR-кодов;
• микрофон — голосовые заметки и запись встреч (только после вашего нажатия, в том числе в фоне — на время записи в шторке уведомлений виден индикатор);
• выбор файлов и галерея — загрузка уже снятых визиток и записей встреч и звонков; приложение получает только выбранные вами файлы;
• геолокация (приблизительная и точная) — только при выборе выставки, чтобы определить ваш город и показать выставки рядом; можно отказать, город тогда выбирается вручную. Преобразование координат в название города выполняет сервис геокодирования операционной системы телефона (Apple или Google), этим сервисам координаты передаются самой системой;
• уведомления — локальные напоминания в самом приложении; push-уведомления через внешние сервисы приложение в настоящее время не использует;
• биометрия телефона — защита входа в приложение (раздел 2.3);
• NFC — телефон отдаёт ссылку на вашу электронную визитку при поднесении к чужому телефону.

Приложение не использует рекламные идентификаторы, не содержит рекламных и аналитических SDK и не отслеживает вас в других приложениях и на сайтах.

3. Цели обработки и правовые основания

Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом — Согласием на обработку персональных данных — и фиксируется в журнале согласий при регистрации и при первом входе в приложение. Мы не используем данные для рекламы третьих лиц и не продаём их.

4. Данные третьих лиц: кто за что отвечает

Данные деловых контактов, которые вы вносите в Сервис (раздел 2.2), вы собираете и обрабатываете самостоятельно и для своих целей. Оператор обрабатывает их для вас, по вашему поручению, в объёме, нужном для работы Сервиса (хранение, распознавание, расшифровка, выгрузка). Закрытый архив (раздел 8) Оператор ведёт для сохранности собранных сведений, и в этой части Оператор отвечает за данные самостоятельно.

Пользуясь Сервисом, вы подтверждаете и обязуетесь:

• вносить данные третьих лиц только на законных основаниях: с их согласия либо при ином основании, предусмотренном законом (например, человек сам передал вам визитку для делового контакта);
• до начала записи встречи или телефонного звонка получить согласие собеседников на запись и на передачу записи в Сервис для расшифровки и анализа; если закон или правила площадки запрещают запись, не вести её. Приложение не определяет, согласились ли собеседники, — это ваша ответственность;
• не загружать записи и сведения, которые вы не вправе обрабатывать (например, чужую тайну связи, сведения о частной жизни, специальные категории персональных данных).

Если вы — человек, чьи данные внесли в Сервис, и хотите узнать об этом, исправить или удалить сведения, напишите на info@kadelab.ru (раздел 10).

5. Действия с данными

Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование (в том числе автоматизированное распознавание и разбор), передача в случаях, указанных в разделах 6–7, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. Обработка выполняется с использованием средств автоматизации.

Автоматическое распознавание, расшифровка и разбор готовят черновик карточки. Решений, порождающих юридические последствия для вас или для людей на визитках, только на основании автоматизированной обработки Сервис не принимает: карточку и расшифровку проверяет и подтверждает пользователь.

6. Где и как обрабатываются данные

Серверы Сервиса и базы данных размещены на территории Российской Федерации; запись персональных данных граждан РФ при сборе осуществляется в базы данных на территории РФ (часть 5 статьи 18 Закона № 152-ФЗ).

Основной путь обработки — собственные вычислительные мощности Оператора. Распознавание текста на фотографиях визиток, расшифровка речи (голосовые заметки, записи встреч и звонков) и разбор текста выполняются программным обеспечением и языковыми моделями, работающими на собственном оборудовании Оператора на территории РФ. Обращений к внешним сервисам нейросетей при этом не происходит.

Записи встреч и телефонных звонков, их расшифровка и анализ обрабатываются только на собственных мощностях Оператора; в код Сервиса не заложена передача этих материалов внешним поставщикам.

7. Резервный контур распознавания и трансграничная передача

Чтобы пользователь не терял визитку на выставке, когда собственные мощности Оператора временно недоступны или не смогли прочитать фото, в Сервисе предусмотрен резервный контур. Он включается автоматически и только в таких случаях. В нём участвуют иностранные поставщики:

Обращения к этим поставщикам идут по зашифрованному соединению через прокси-сервер Оператора. Содержимое визитки (ФИО, должность, компания, телефон, почта, как они напечатаны на карточке) и голос в заметке, переданные для распознавания, — это персональные данные, которые таким образом оказываются за пределами РФ, в странах, не все из которых обеспечивают адекватную защиту прав субъектов персональных данных (КНР, США). Отношения с поставщиками строятся на их стандартных условиях использования API; Оператор не контролирует, как они исполняются.

Трансграничная передача данных по этим каналам осуществляется на основании вашего согласия на обработку персональных данных (оно включает трансграничную передачу, см. документ-согласие) и в объёме, необходимом для исполнения договора. Оператор направляет в Роскомнадзор уведомление о трансграничной передаче в порядке, установленном статьёй 12 Закона № 152-ФЗ.

Остальная передача за рубеж не осуществляется, за двумя техническими исключениями: (1) приложение и сайт загружают шрифты оформления с серверов Google (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com) — при этом Google, как любой веб-сервер, получает ваш IP-адрес и сведения о браузере, но данных о вас как о пользователе Сервиса, карточек и записей не получает; перенос шрифтов в состав приложения запланирован, после чего загрузка с серверов Google в приложении прекратится; (2) преобразование координат в название города выполняет сервис геокодирования операционной системы телефона (раздел 2.4).

8. Закрытый архив

Оператор ведёт закрытый архив карточек — отдельную базу данных (exposcan_archive). Копия карточки (компания, ФИО и должность, телефоны, почты, мессенджеры, сайт, адрес, текст с визитки, ваши заметки и итоги разбора встречи, расшифровка голосовой заметки, сведения о приложенных файлах), а также почта автора-пользователя записывается в архив при создании карточки и ещё раз — при удалении учётной записи. Архив устроен как журнал, в который можно только дописывать: из кабинета и приложения изменить или удалить записи архива нельзя, поэтому удаление вашей учётной записи не стирает копии карточек в архиве. Доступ к архиву — только у администраторов Сервиса (просмотр и выгрузка); он не используется для рассылок.

Цель архива — сохранность собранных сведений (защита от потери данных при сбое или ошибочном удалении, восстановление работы клиента, рассмотрение претензий). Если вы хотите, чтобы сведения о вас (как пользователе или как о лице на визитке) были удалены из архива, напишите на info@kadelab.ru: Оператор рассмотрит обращение в срок до 30 календарных дней и удалит или обезличит записи, если нет законных оснований их хранить. Резервные копии архива хранятся по правилам раздела 9.

9. Сроки хранения и порядок удаления

• Учётная запись и данные в кабинете хранятся, пока существует учётная запись. Загруженные вами карточки и файлы вы можете удалять самостоятельно в любой момент.
• Удаление учётной записи. «Настройки» → «Данные и учётная запись» → «Удалить учётную запись» (в приложении и в кабинете), либо письмо на info@kadelab.ru. Описание — на странице exposcan.ru/account-deletion. Все ваши сеансы закрываются сразу; у вас есть 30 дней, чтобы передумать, — вход в веб-кабинет своим паролем отменяет удаление. По истечении 30 дней система окончательно стирает: почту, имя, телефон, пароль, привязки к мессенджерам, сеансы и журнал входов, ваши выставки, карточки, фото визиток, голосовые записи и расшифровки, записи встреч и звонков, настройки и переписку с поддержкой.
• Что остаётся после удаления: (а) копии карточек и почта автора в закрытом архиве — раздел 8; (б) если вы работали в организации, её карточки и выставки остаются у организации, а ваше членство и личные данные удаляются; (в) финансовые записи (заявки на пополнение, операции с кредитами) остаются без привязки к вам, в течение сроков, установленных законом; организация, по которой есть финансовые записи, сохраняется как обезличенная оболочка; (г) журнал согласий — запись о факте и версии согласия без персональных данных: почта заменяется необратимым хэшем, IP-адрес и сведения об устройстве стираются, добавляется запись «учётная запись удалена».
• Резервные копии. База данных и файловое хранилище копируются по расписанию: хранятся 14 последних ежедневных и 8 последних еженедельных копий; зашифрованные копии дополнительно размещаются на второй площадке Оператора. Поэтому удалённые данные могут оставаться в резервных копиях до восьми недель, после чего копии, содержащие их, уничтожаются по мере ротации.
• Данные, не связанные с учётной записью (неподтверждённая регистрация, когда код из письма так и не введён) удаляются автоматически через 48 часов, если за этой учётной записью нет карточек.
• Регламентированные сроки хранения для отдельных видов записей (журнал входов, сеансы и т. п.) Оператор определяет по необходимости цели; по достижении цели данные удаляются или обезличиваются.

10. Меры защиты данных

• соединение с Сервисом защищено протоколом HTTPS (TLS); открытая версия перенаправляется на защищённую;
• пароли хранятся только в виде необратимого хэша (bcrypt);
• вход защищён кодом на электронную почту и ограничением частоты попыток входа и запросов кода; сеансы можно просматривать и закрывать в настройках, при удалении учётной записи они закрываются все;
• ключ сеанса в приложении хранится в защищённом хранилище телефона (Keychain / Keystore);
• данные организаций разделены: пользователь видит только данные своей организации; доступ к архиву, администрированию и записям — только у ролей с соответствующими правами;
• резервные копии, уходящие на вторую площадку, шифруются;
• ответственный за организацию обработки персональных данных назначен (раздел 1).

11. Cookie, аналитика и почта

Сервис использует технические cookie, необходимые для входа и поддержания сессии, — они устанавливаются всегда и согласия не требуют.

На публичных страницах сайта (главная и юридические документы) дополнительно используются аналитические cookie сервиса Яндекс.Метрика (ООО «ЯНДЕКС», счётчик № 111686746). Они собирают обезличенную статистику посещаемости: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, адреса просмотренных страниц, дату и продолжительность визита. Они устанавливаются только после вашего согласия (кнопка «Принять» в баннере); пока согласие не дано или в нём отказано, счётчик не загружается вовсе. Отозвать согласие можно, очистив данные сайта в настройках браузера, — баннер появится снова. В личном кабинете и в приложении Яндекс.Метрика не используется: данные ваших контрагентов в сервисы аналитики не передаются. Рекламных cookie нет. Условия обработки данных Яндекс.Метрикой: yandex.ru/legal/confidential.

Письма Сервиса (код подтверждения, уведомление об удалении учётной записи и т. п.) отправляются с адреса info@kadelab.ru через почтовый сервис ООО «Бегет» (SMTP, Россия) — поставщику в составе письма передаются адрес получателя и текст письма. Чат-боты Сервиса работают в Telegram и MAX: переписка с ботом проходит через эти мессенджеры по их правилам, и вы пользуетесь ими по собственному решению.

12. Кому данные могут передаваться

Мы не продаём и не передаём ваши данные третьим лицам, кроме случаев:

• поставщикам инфраструктуры в РФ (хостинг, почта, резервное копирование и размещение серверов) — в объёме, необходимом для работы Сервиса, с обязательством конфиденциальности;
• иностранным поставщикам резервного контура — раздел 7;
• государственным органам — по законному требованию в установленном порядке;
• другим участникам вашей организации в Сервисе — в рамках прав, которые владелец организации им выдал.

Приём платежей в приложении не осуществляется; оплата кредитов производится на сайте, вне приложения, и банковские реквизиты в приложении не обрабатываются. Поручение обработки третьим лицам (статья 6 часть 3 Закона № 152-ФЗ) — только в отношении перечисленных выше поставщиков.

13. Ваши права

Вы вправе: получить сведения об обработке своих данных и их копию; потребовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполные, устарели, неточны или не нужны для заявленной цели; отозвать согласие на обработку; обратиться к Оператору с возражением и обжаловать действия Оператора в Роскомнадзоре или в суде. Эти права есть и у людей, чьи данные внесены в Сервис пользователем (раздел 4).

Для реализации прав напишите на info@kadelab.ru с адреса, на который зарегистрирована учётная запись (или опишите, какие данные о вас внесены). Оператор ответит не позднее 10 рабочих дней (часть 3 статьи 14 Закона № 152-ФЗ), срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением. Заявление об удалении учётной записи можно подать и самостоятельно — раздел 9. Отзыв согласия влечёт прекращение доступа к Сервису в части, для которой данные были необходимы, и удаление данных в порядке раздела 9.

14. Дети

Сервис предназначен для работы организаций и их сотрудников и не адресован лицам младше 18 лет. Мы сознательно не собираем данные несовершеннолетних; если вам стало известно, что такие данные оказались в Сервисе, напишите нам, и мы их удалим.

15. Изменения Политики

При изменении смысла документа выпускается новая редакция с новым номером версии и датой; прежние редакции сохраняются по адресам /legal/privacy-1.0.html и /legal/privacy-1.1.html. Согласие пользователя фиксируется применительно к той редакции, которая действовала на момент согласия.

English summary

This is a summary of the Russian-language policy above, which is the binding text. The operator is KADELAB LLC (OOO "KEYDLAB"), Russia, TIN 5024263801, contact info@kadelab.ru. ExpoScan is a B2B service for trade-show managers; it is not directed at persons under 18.

• Data we process: account data (e-mail, name, phone, company, password hash, session records, consent log); business-card data you enter about third parties (name, title, company, phone, e-mail, card photo); voice notes and meeting/call recordings with their transcripts and AI analysis (voices of you and of other participants). We do not process biometric identifiers; fingerprint/Face ID unlock is done by your phone only.
• Permissions: camera (cards, QR), microphone (voice notes, meeting recording, including in the background), files/gallery (upload cards and recordings), location (only when choosing a trade show, optional), NFC, biometrics (local app lock), notifications (local reminders; no push services yet). No advertising or analytics SDKs. No in-app payments.
• Where processed: own servers in Russia. Recognition, speech transcription and analysis run on the operator's own hardware with local models. Meeting and call recordings are processed only there. Fallback: if the own server is unavailable (or cannot read a card photo), card photos/text and voice notes may be sent to third-party providers - Google Cloud Vision (USA), OpenAI (USA), DeepSeek (China) and Perplexity AI (USA), over an encrypted connection through the operator's proxy. Fonts are loaded from Google servers (technical request; no account data).
• Retention and deletion: delete your account in Settings or at exposcan.ru/account-deletion; you have 30 days to cancel by signing in; then personal data is erased. Kept afterwards: copies of contact cards in the operator's closed append-only archive (admins only; deletion on request to info@kadelab.ru), anonymized financial records, an anonymized consent log. Backups (14 daily + 8 weekly) may contain deleted data for up to eight weeks.
• Your rights: access, correction, deletion, withdrawal of consent, complaint to Roskomnadzor; reply within 10 working days.
• Your duty: obtain the consent of people you record (meetings, calls) and enter third-party data lawfully.