ExpoScan

Расходы на участие в выставке: учет и планирование

Расходы на участие в выставке формируются из прямых трат на площадку и сопутствующих издержек команды. Чтобы поездка окупилась новыми сделками, подготовьте бюджет заранее и защитите собранные контакты от потери.

Сотрудница сканирует визитку смартфоном у современного выставочного стенда с приборами для учета затрат на участие в выставке
Менеджер сканирует визитку партнера на выставочном стенде для быстрого переноса контактов в CRM

Что входит в базовые траты на экспозицию?

Расходами на участие в выставке или ярмарке признают любые затраты, напрямую связанные с проведением мероприятия и физическим присутствием компании на площадке.

К основным статьям бюджета относятся:

  • вступительные и регистрационные взносы организаторам;
  • аренда площади в павильоне и монтаж стенда;
  • оплата услуг сторонних специалистов: перевозчиков выставочных грузов, сборщиков конструкций, охранников и оформителей;
  • командировочные издержки персонала.

Если направляете сотрудников в удаленные регионы, коммерческая организация вправе учесть районные коэффициенты по постановлению Совмина РСФСР от 04.02.1991 № 76.

Как избежать лишних потерь при сборе контактов?

Траты на аренду и логистику теряют смысл, если менеджеры забывают внести собранные визитки в базу. Бумажные карточки часто теряются в дороге, а ручной разбор стопки контактов отнимает дни оплачиваемого рабочего времени.

Сервис ExpoScan решает эту проблему прямо на стенде. Сфотографируйте визитку партнера через Telegram или MAX — через 30 секунд карточка заполнится данными. Голосом наговорите итоги встречи: система переведет аудиозапись в текст и выделит договоренности. Контакты с выставки автоматически попадают в вашу CRM (amoCRM, Битрикс24 и другие) — подключаем по ключам API.

Начните оцифровку контактов

Зарегистрируйтесь в ExpoScan и получите 10 бесплатных визиток, чтобы сохранить базу потенциальных клиентов без ручной рутины.

Источники

  1. Мероприятия по продвижению — https://www.kontur-extern.ru/info/46374-meropriyatiya_po_prodvizheniyu
  2. Учет расходов на выставки — https://its.1c.ru/db/taxprib/content/12492/hdoc

Частые вопросы

Какие затраты относят к выставочным?
В эту категорию входят взносы организаторам, аренда площади, а также оплата услуг перевозчиков, сборщиков, охранников и оформителей стенда.
Как быстрее обработать лиды после закрытия стенда?
Используйте оцифровку карточек в день знакомства, чтобы менеджеры отправляли коммерческие предложения сразу после переговоров.