как работать на выставке: сбор контактов визитки

Вы стоите за своим стендом на CIT Forum 2025, вокруг суета, люди идут мимо, и каждый раз приходится заново объяснять, чем занимается ваша компания. Вечером вы понимаете: визиток собрали много, но в хаосе бумаги они превратились в беспорядочную стопку. Кто из них ваш клиент? Что именно говорили на стенде? Какие потребности озвучили? Без системы эти контакты теряются навсегда.

Активное взаимодействие экспонента с посетителями на стенде, обмен визитками
Эффективная работа на выставке включает в себя не только презентацию, но и сбор контактов.

Что это за выставка и кому она полезна

CIT Forum (КРОК Цифорум) — международная IT-выставка, которая проходит ежегодно в Москве на территории ВДНХ. Это ключевое событие для компаний из сфер информационной безопасности, облачных технологий, цифровой трансформации, ERP/CRM-систем и аутсорсинга IT-услуг.

Выставка полезна трём категориям участников:

  • Поставщикам IT-решений
  • — для поиска новых клиентов, демонстрации продуктов и анализа конкурентов на стендах соседей.
  • Заказчикам технологий
  • — для сравнения предложений, общения с экспертами и выбора партнёров по цифровизации.
  • Консалтинговым и интеграторским компаниям
  • — для нетворкинга, поиска нишевых специалистов и заключения партнёрских соглашений.

За два дня выставки проходят сотни докладов, работают зоны демонстраций и бизнес-зона для переговоров. Именно здесь решается судьба контрактов на миллионы рублей. Но без инструмента фиксации контактов весь этот потенциал рассеивается.

Даты, место, формат и как подготовиться

CIT Forum 2025 проходит

16–17 октября

в Москве на ВДНХ (павильон №75). Формат — гибридный: очные стенды, живые демонстрации продуктов, пленарные сессии и бизнес-зона для встреч. Ожидаемое количество посетителей — более 20 000 человек из России, СНГ и ближнего зарубежья.

Подготовка к выставке начинается за 3–4 недели:

  • Определите цель:
  • сколько контактов нужно собрать? Какие сегменты аудитории целевые?
  • Подготовьте материалы:
  • буклеты, демо-доступы, QR-коды на лендинг, визитки с указанием канала «CIT Forum».
  • Настройте процесс сбора:
  • кто фиксирует контакты? Как маркируете приоритетность? Где храните информацию?
  • Протестируйте KadeLab заранее:
  • создайте проект выставки, настройте поля для заметок и теги по сегментам аудитории.

Главная ошибка — начать думать о системе фиксации контактов в день выставки. К этому моменту уже потеряно 30% информации: имена забыты, контекст диалогов стёрт, а визитки перепутаны.

Как эффективно работать на выставке (план на день)

Работа на CIT Forum делится на три этапа. Каждый из них критичен для результата.

До выставки:

настройте KadeLab — создайте проект «CIT Forum 2025», добавьте теги по отраслям (финтех, ритейл, производство, госсектор), подготовьте шаблоны заметок. Распечатайте QR-код для быстрого сканирования визиток.

На выставке:

подходите к каждому посетцу стенда с одним действием — зафиксировать контакт в KadeLab прямо на месте. Сфотографируйте визитку, добавьте заметку о потребностях, отметьте интерес к конкретному продукту. Если человек показался перспективным — пометьте тегом «горячий». Не ждите конца дня.

После выставки:

в течение 48 часов разберите записи в KadeLab. Сгруппируйте контакты по тегам, отправьте персонализированные письма с отсылкой к обсуждению на стенде, назначьте встречи. Чем быстрее — тем выше конверсия в сделку.

KadeLab помогает на каждом этапе: фото визиток не нужно перепечатывать вручную, заметки привязаны к конкретному человеку, а поиск по тегам позволяет за секунды найти всех представителей финтеха, которых вы встретили на стенде.

Как KadeLab помогает на этой выставке

  • Фото визиток:
  • наведите камеру смартфона на карточку — KadeLab распознает данные и сохранит изображение оригинала. Не нужно вбивать вручную, не нужно бояться опечаток.
  • Фото стендов и материалов:
  • сфотографируйте свой стенд, листовки, демо-экраны прямо во время общения. Потом вы будете точно знать, о чём говорили и что показывали каждому клиенту.
  • Заметки к каждому контакту:
  • пишите свободно — «интересуется CRM для ритейла», «хочет демо в ноябре», «привёл коллегу из отдела закупок». KadeLab сохраняет всё как есть, без ограничений по формату.
  • Быстрое занесение контактов:
  • от скана визитки до готовой карточки — 15 секунд. На оживлённом стенде это экономит часы работы за вечер.
  • Поиск и фильтрация по тегам:
  • через день после выставки выделите всех «горячих» контактов из сегмента финтех, отправьте им персональное предложение — всё в три клика.
  • Ничего не теряется после выставки:
  • все фото, заметки и контакты хранятся в проекте KadeLab. Даже через месяц вы вспомните, кто именно просил презентацию по безопасности данных.
  • Интеграция с CRM:
  • экспортируйте отобранные контакты из KadeLab в вашу CRM или отправьте их менеджеру прямо из приложения — без переноса в Excel и без потери контекста.

Без KadeLab на CIT Forum вы унесёте домой стопку визиток и размытое впечатление. С KadeLab — структурированную базу контактов с фотографиями, заметками и тегами, готовую к работе уже через час после выставки.

Чек-лист: что взять и что фиксировать

  • Смартфон с установленным KadeLab и заряженным аккумулятором (или powerbank).
  • Распечатанный QR-код на лендинг вашей компании — для быстрого перехода посетителей.
  • Визитки с пометкой «CIT Forum 2025» — чтобы потом отследить канал привлечения.
  • Блокнот для экстренных заметок (на случай, если телефон разрядится).
  • Листовки и демо-доступы с QR-кодами на пробный период продукта.
  • Фото стенда до начала выставки — как референс для сравнения «до» и «после».
  • Список компаний-конкурентов, у которых вы планируете посетить стенды — сфотографируйте их материалы через KadeLab для последующего анализа.